Các hệ thống phần mềm sử dụng trong quản trị

ERP (Enterprise Resources Planning)

ERP viết tắt của “Enterprise Resources Planning” là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích, diễn giải. Một giải pháp ERP tích hợp bao gồm cả phần mềm và hoạt động tư vấn với nhiều chức năng được ứng dụng cho việc: quản lý kế hoạch, chi phí sản xuất hay giao hàng, quản lý hàng tồn kho và mua hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán… Lợi ích khi triển khai phần mềm ERP: (1) Giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp; (2) Quản trị thông tin hiệu quả, tăng doanh thu & lợi nhuận; (3) Quản trị toàn diện trên cùng một hệ thống (thông tin không bị phân tán ở các bộ phận khác nhau mà tập trung về một nơi để các bộ phận khác nhau đều có thể tiếp cận được)

DMS (Distribution Management System)

Bán hàng, phân phối được xem là hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành hàng tiêu dùng, dược phẩm, mỹ phẩm. Các giám đốc bán hàng, cũng như người đứng đầu doanh nghiệp hàng ngày luôn phải đối với những quyết định như “Làm thế nào để lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác hỗ trợ đạt chỉ tiêu doanh số?”, “Làm thế nào để tăng độ bao phủ của sản phẩm?”, “Làm thế nào để cung ứng đủ hàng với mức tồn kho hợp lý?” hoặc “Làm thế nào để tăng năng lực quản lý của đội ngũ kinh doanh và nhà phân phối?”. Công cụ quản lý hệ thống phân phối (DMS) là giải pháp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: (1) Cho phép theo dõi sát sao, tức thời các chỉ tiêu (thành tích) của nhân viên: Doanh số thực đạt so với chỉ tiêu, Số đơn hàng/ngày, Số SKU/đơn hàng, Giá trị trung bình / 1 đơn hàng… Từ đó, Bộ phận Kinh doanh sẽ phát hiện cơ hội bán hàng cho từng sản phẩm; (2) Hỗ trợ báo cáo, tổng kết lượng hàng tồn kho, công nợ tại bất kỳ thời điểm của các nhà phân phối / khách hàng, từ đó doanh nghiệp sẽ có kế hoạch cung ứng chính xác và hiệu quả; (3) Tối ưu hóa chi phí triển khai các chương trình hỗ trợ bán hàng cũng như công cụ hỗ trợ giám sát hiệu quả hoạt động POSM tại điểm bán; (4) Dữ liệu kịp thời, đa chiều, xuyên suốt và dễ dàng có thể truy cập / tiếp cận bởi các bộ phận liên quan.

CRM (Customer Relationship Management)

CRM (chăm sóc khách hàng) là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển quan hệ gắn bó với khách hàng qua nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu và thói quen của khách hàng, tiếp cận và giao tiếp với khách hàng, quản lý các thông tin của khách hàng,… nhằm phục vụ khách hàng tốt và hiệu quả hơn. Thông qua CRM, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Rất nhiều lợi ích khi doanh nghiệp triển khai CRM: (1) Cung cấp cho khách hàng sản phẩm / dịch vụ tốt hơn; (2) Nâng cao hiệu quả của trung tâm hỗ trợ khách hàng; (3) Đơn giản hóa tiến trình tiếp thị & bán hàng; (4) Tăng doanh thu từ các khách hàng hiện tại (bán chéo sản phẩm, tăng tần suất mua hàng,...); (5) Sàng lọc nhanh chóng danh sách các khách hàng tiềm năng để lên kế hoạch tiếp cận phù hợp; (6) Phản hồi nhanh chóng tín hiệu thị trường.

BSC (Balanced Scorecard)

Hệ thống quản trị của hầu hết các công ty vẫn chủ yếu dựa trên các chỉ số tài chính và ngân sách để đo lường mức độ thành công. Một hệ thống như vậy khiến các công ty có xu hướng tập trung vào ngắn hạn và các chỉ số tài chính chỉ là kết quả cuối cùng phản ánh sự đã rồi, nó giống như người lái xe chỉ nhìn vào gương chiếu hậu thay vì nhìn về phía trước để lái xe. Nếu chỉ dựa trên các chỉ số tài chính, các nhà quản trị gặp khó khăn trong việc kết nối mục tiêu của các bộ phận, cá nhân với mục tiêu công ty và chiến lược kinh doanh, khó cân bằng được ưu tiên ngắn hạn và dài hạn, xác định ưu tiên đầu tư nguồn lực cho các chức năng của công ty. BSC (Thẻ điểm cân bằng) bằng đã giải quyết hiệu quả những hạn chế của các thước đo tài chính mang tính ngắn hạn và phản ánh kết quả quá khứ bằng việc bổ sung các thước đo là động lực phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Các mục tiêu và thước đo trong thẻ điểm cân bằng bắt nguồn từ tầm nhìn và chiến lược của tổ chức. Các mục tiêu và thước đo đánh giá hiệu quả của một tổ chức từ bốn viễn cảnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Bốn viễn cảnh này tạo thành nên một khuôn khổ cho Thẻ điểm cân bằng sắp xếp theo nguyên lý quan hệ nhân quả, trong đó nhấn mạnh: (1) một kết quả tài chính tốt và bền vững phụ thuộc vào sự hài lòng của khách hàng; (2) sự hài lòng của khách hàng phụ thuộc vào khả năng tạo ra những sản phẩm, dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng; (3) những sản phẩm dịch vụ tốt phụ thuộc vào chất lượng và việc thực thi các quy trình nội bộ; (4) và hiệu quả thực thi các quy trình nội bộ lại phụ thuộc vào khả năng phát triển kiến thức, kỹ năng của nguồn nhân lực, năng lực tổ chức, năng lực thông tin.